为加强档案利用工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》等法律规定，制定本规定。
一、档案调阅和法律责任
（一）利用者按照本馆档案利用要求，填写档案查阅登记表方可查阅。查阅档案不许擅自摘抄和拍照，确需摘抄或复制的，须经本馆工作人员同意。
（二）为保护档案，利用档案每人每天申请调卷不超过50卷，本馆已数字化的档案不提供原件。
（三）需大量利用档案者，事先将利用目的和范围抄送本馆，按本馆约定时间查阅。
（四）利用者应当确保档案完好无损，有损毁、涂改、伪造、偷盗档案等行为的，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规处理。
（五）本馆所存档案公布权属于本馆，任何部门和个人未经本馆同意，均无权公布或编辑出版本馆所存档案，违者将根据有关规定追究责任。
二、档案利用
（一）开放档案利用
（1）中华人民共和国公民和组织，持有介绍信、身份证、工作证等合法证明，可以利用已开放的档案。
（2）外国人或者外国组织利用中国已开放的档案，必须持有中国的邀请和接待部门开具的介绍信，注明查阅者的身份、查阅的目的和查档范围。
（二）不开放档案
不开放档案涉及政治、经济、民族宗教、涉外、个人隐私，包括纪检、机要、会议记录等,须持档案形成单位负责人签字的介绍信，经我馆主管领导签字，登记身份证、工作证查阅。利用者按《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中央保密办、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》规定视同原件妥善管理档案复制件。
（三）知青、招工档案
利用者持身份证办理查阅手续，已由我馆提供的相关复制件不再重复查阅。
单位查阅须持单位介绍信及经办人身份证原件及复印件查阅；
（四）破产企业工资（考勤）表
利用者持身份证于退休前三个月内方可查阅，查阅实行预约制，已由我馆提供的工资（考勤）表复制件不再重复查阅。
（五）公证档案
公证档案属于不开放档案，依据《公证档案管理制度》，由公证处指定的工作人员持公证处签章的查档证明查阅；
公检法部门工作人员持工作证及签章调查函查阅；
律师持职业资格证原件、复印件以及签章调查函查阅。
（六）涉外婚姻、收养档案
利用者查阅本人相关档案需持身份证，单位查阅需持单位介绍信和民政部门介绍信。本人因故无法到达现场查阅的，可以办理授权委托书委托他人代为办理；
公检法部门为确认当事人的婚姻或收养关系的，需持单位介绍信办理查阅；
律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料、律师资格证原件和复印件查阅与诉讼有关的婚姻或收养登记档案。
（七）计划生育档案
利用者凭身份证查阅。特殊情况下，本人无法到达现场查阅的，委托人持身份证原件、复印件及卫健委部门的介绍信，凭当事人委托书、身份证原件及复印件查阅。
（八）工商注册
注册人凭身份证持工商部门开具的查档手续查阅。特殊情况下，注册人无法到达现场的，委托人需持相关注册单位的委托书、法人证书原件及复印件、法人身份证原件及复印件，以及工商部门开具的查档手续凭身份证原件、复印件查阅；
公检法部门工作人员持工作证及签章调查函查阅；
律师持职业资格证原件、复印件以及签章调查函查阅。
（九）会计档案
（1）党政机关、国有企事业单位须持档案形成单位负责人签字的介绍信，经我馆主管领导签字，持身份证原件及复印件、工作证查阅。
（2）破产企业单位须经该单位破产清算组负责人或主管单位负责人签字的介绍信及我馆主管领导签字，由该单位财务人员持身份证原件及复印件查阅。
（十）学籍档案
学籍档案当事人持身份证查阅；特殊情况下，当事人无法到达现场的，委托人持身份证凭当事人委托书、身份证原件及复印件查阅；
单位查阅须持单位负责人签字的介绍信及经办人身份证原件及复印件查阅；
公检法部门工作人员持工作证及签章调查函查阅；
（十一）人事（死亡）档案
（1）人事档案本人持身份证查阅；特殊情况下，本人无法到达现场查阅的，委托人持身份证原件及复印件，凭本人委托书、身份证原件及复印件查阅；
（2）死亡档案。直系亲属凭身份证及相关亲属关系证明原件及复印件查阅。
三、借阅档案原件
（一）档案原件一般不外借。确因工作需要，档案形成单位利用本单位档案须持单位负责人签字的介绍信，经我馆主管领导签字，经办人持身份证原件及复印件、工作证办理；
公检法部门工作人员须持单位负责人签字的介绍信、工作证及签章调查函，经我馆主管领导签字办理。
（二）借出档案须抵押工作证或身份证，履行相关档案借阅手续。借阅期限为10个工作日，超期者需办理续借手续。
（三）借出档案不许擅自摘抄和复制，确需摘抄或复制档案内容的，须归还档案原件并由我馆复制盖章后生效，严禁私自扩散。
（四）外借档案者须确保档案完好无损，按时归还档案，有损毁、涂改、伪造、丢失档案和擅自摘抄、复制、扩散档案内容等行为的，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规处理。
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